Sara Öhman

Det här gick ju vägen! Vi lyckades att upprätthålla våra utbildningsverksamheter även när vi inte haft möjlighet att träffas.

Under våren har jag hållit öppna heldags-kurser, med nya deltagare varje gång, webinars för olika intressegrupper, distanskurser med möjlighet att lära känna deltagare över flera veckor samt företagsspecifika utbildningar för större internationella företag. Förutom att jag saknar de små informella samtalen i pauser har jag sett stor del positiva effekter av onlinutbidlningar. Jag har fått sett en tysk kommunikationschef, annars klädd i kostym, skryta över att han sitter i sin fotbollströja för kommunikatörskollegor tre nivåer ned som exempel på hur man skapar bra innehåll. Jag har fått träffa kursdeltagare över hela Sverige i princip alla branscher och jag har fått mer tid att dokumentera material att använda i kurserna. Framförallt har jag haft möjlighet att bygga djupare relationer med fler yrkespersoner än jag skulle ha möjlighet om jag bara träffat dem i det fysiska rummet.

Digitala utbildningar tar både bort några pedagogiska verktyg, men lägger till desto fler. Onlineutbildningar har ställt högre krav på mig. Både när det kommer till förberedelser för utbildningar men även på min kreativitet i att utveckla mitt sätt att lära ut. Efter 8 år som utbildare har jag lärt mig bygga relation och öka engagemang hos deltagare inom fyra väggar.

Nu vet vi att onlineutbildningar kan hjälpa oss att inte halka efter i brist på de fysiska. Nu börjar vi ställa oss frågan hur vi även kan öka interaktivitet och engagemang i den digitala världen.

Grundregler jag har med mig för högre engagemang i alla former av utbildningar

1. Det finns inga regler – Du har lyckats när deltagarna utvecklar din agenda. Det gäller inte bara när det kommer till att arbeta med faktiska uppgifter utan även när de tar ditt innehåll och spinner vidare på det.
2. Är du öppen vågar de vara öppna – Personliga anekdoter hjälper deltagarna att våga dela sina egna. Desto fler som delar ju bättre diskussion.
3. Deltagarnas insikter är lika viktiga som dina – Förutom att delge nya insikter och ramverk är ditt jobb som utbildare att facilitera. Inspirera till diskussion och placera ut deras erfarenheter i rätt sammanhang.

Vad är den främsta skillnaden på onlineutbildning och on-site utbildning?

Onlineutbildningar ställer högre krav på dig som kursledare eller facilitator att vara uppmärksam på deltagandet i kursen. Det är svårt att engagera när deltagarna sitter i sina egna rum, med annat som kan distrahera och fånga deras uppmärksamhet. Vår främsta uppgift som utbildare i det digitala rummet är att göra det lätt för deltagarna att hålla fokus på skärmen, och ljudet som kommer ifrån den.

Det är riktigt utmattande för alla parter, och vi bör ha respekt för det. Den här artikeln ”Why zoom video chats are so exhausting” lyfter varför vi blr tröttare av att fokusera på skärmen i onlinemöten. Läs den, så ska jag försöka förklara hur jag hanterar detta nedan.

9 regler jag har med mig för mer interaktiva onlineutbildningar

1. Börja med dem!

För att engagera deltagarna behöver de förstå att de är lika viktiga som dig och det innehåll du har att presentera. För att de ska våga delta behöver de få veta att de har något att bidra med! Jag brukar kalla deltagarna ”konsultgruppen” som kan hjälpa till att utveckla de idéer och lösningar vi tar fram under kursen och tidigt försöka lyfta deras idéer.

Anledningen till att vi inte delar är att vi är rädda att andra kan mycket mer än oss. Därför tror jag på utmaningen att lyfta svagheter först. Vi alla har svagheter och utmaningar, och genom att dela dem kan vi hitta gemenskap i utmaningarna vi ska ta oss an.

När jag började jobba med Hyper Island för några år sedan fick jag lära mig om övningen de kallar ”Stinky fish”, där deltagarna ritar sin ämnesspecifika yrkes-ångest på ett papper och visar upp den för att den inte ska ligga och ruttna. Ofta har utbildningar inte tid och utrymme för den typen av övning, särskilt inte online. Däremot kan du alltid be deltagarna att svara på en enkel inchecknings-fråga när de presenterar sig för de andra kursdeltagarna.

Tips!

• En incheckningsfråga kan också hjälpa dig att memorera deltagarna samt skapa en lista på vad som är viktigt att gå igenom under sessionen/kursdagen. Under kurser med fysiska klassrum brukar jag skriva upp en faktiskt lista på ett blädderblock eller en whiteboard för att visuellt visa upp, och bocka av, de utmaningar vi ska lösa under kursen.

Exempel på frågor att ställa

• ”Vilka utmaningar har du inom X just nu…”
• ”Hur känner du inför…”
• ”Vad är det bästa du vet med..”
• ”Vad vill du v-e-r-k-l-i-g-e-n lära dig om idag?”

2. Etablera gemensamma referenspunkter tidigt

Det är viktigt under on-site utbildningar men än mer i distansutbildningar. För att få deltagarna att associera och börja dela deras idéer tidigt bör du hitta exempel att referera till tidigt. Presenterar du modeller är det en fördel om du använder ett case som du följer under hela utbildningen, och kompletterar med fler exempel.

Gemensamma referenspunkter blir särskilt effektivt om du lyckas lyfta upp deltagarnas egna exempel. För att lyckas med det behöver du vara särskilt uppmärksam på deltagarnas presentationer under introduktionen. Ska du använda dig av deltagarnas egna referenscase så bör du hitta något hos samtliga deltagare att lyfta upp. Detta blir svårare om gruppen är större. I ett sådant fall kan det vara bättre att lyfta dina egna exempel, alternativt hitta olika typer av exempel hos en del av deltagarna.

3. Håll tempo

För att hålla kursdeltagarnas uppmärksamhet när du inte har dem i ett fysiskt rum är tempo avgörande. Du vill inte ha så högt tempo att de blir utmattade, men du vill inte ha så lågt tempo att de får utrymme att fokusera på annat. De verktyg du har är att låta deltagarna luta sig tillbaka och lyssna på dig, tillgodogöra sig annat material, arbeta med uppgifter samt pausa med raster.

Hur du använder dessa verktyg kan variera beroende på vilken typ av kurs du håller, och hur väl deltagarna känner varandra. Det är en stor skillnad om du håller en kurs för deltagare som arbetar på samma företag samt om du håller en kurs för deltagare som inte arbetar med varandra. Den mest avgörande faktorn är såklart längden på kursen/sessionen.

Mina rekommenderade intervaller:

• Föreläsning: 20-45 minuter
• Övningar: 5-20 minuter (tidspress är kreativitetens moder)
• Videos: 5-15 minuter (skippa video om din utbildning är under 45 minuter)
• Rast: 5-15 minuter

Så strukturerar jag onlineutbildningar utifrån olika längder på utbildningar:

Heldagar

• 5 min teknik och social-snack, i väntan på att alla som ska delta kommer in på plattformen
• 15 min presentation av deltagare (och kursledare)
• 45 min mer traditionell föreläsning för att ge deltagarna känsla av matnyttighet samtidigt som de vänjer sig vid formatet
• 15 min rast
• 30 minuter utbildningsinnehåll (med löpande diskussion och input från deltagare)
• 15-20 min övning
• 5 min rast
• 30 minuter utbildningsinnehåll (med löpande diskussion och input från deltagare)
• 80 min lunch inkl. övning
• 20 min presentation från deltagare
• 30 minuter utbildningsinnehåll (med löpande diskussion och input från deltagare)
• 15-20 min övning
• 15 min rast
• 30 minuter utbildningsinnehåll (med löpande diskussion och input från deltagare)
• 15-20 min övning
• 5 min rast
• 20 minuter  utbildningsinnehåll
• 15 minuter uppsamling av inkomna frågor under dagen
• 5 min utcheckning – ”Vad ska du göra nu?”

Webinars/föreläsningar

• 45 minuter dragning – Deltagarna ställer sina frågor i chattfönstret under tiden
• 15 minuter frågor – Börjar med chatten, öppna frågor sedan

Kurs-sessioner

• 30 minuter om veckans ämne – Spelas in
• 30 minuter frågor och eventuell vägledning i grupp för kursdeltagare

4. Videopauser – Låt dem pausa från din röst

Videos är bra i alla former av utbildningar. Att lyssna till andra format än dig som kursledare ger både möjlighet till variation men även att hålla tempo i utbildningen. Däremot är video under online utbildningar utmanande. Medan nedladde och inbakade videos i presentationer under fysiska utbildningar är viktigt för flytet är det ett stort nej under onlineutbildningar. Ge istället deltagarna istället länkar till videos att titta på under utsatt tidsram tillsammans med frågor att fundera över/besvara. På så vis ger du dem både en ”paus” men även en förväntan på de insikter de ska hämta av videon.

Tips!

Vill du skapa fördjupad insikt hos deltagarna kan du be dem titta på flera videos i samma övning och hitta samband mellan dem för vad du vill förklara.

5. Peka ut deltagare

Att få alla deltagare att prata under en utbildning är vår främsta utmaning som utbildare. Att våga peka ut deltagare att prata är därför viktigt att göra från början. Fördelen med onlineutbildningar är att det är lättare att be deltagare att dela när du inte har dem i rummet. Du ser ju inte deras kroppsspråk. Det är också lättare att ”pricka av” vilka som har delat eller inte när du kan anteckna utan att de ser.

6. Maxa chattfunktionen

För mig ersätter chattfunktionen vad jag under on-site utbildningar använder whiteboard eller blädderblock till. Chattfunktionen är platsen för att visuellt måla upp sådant vi ska diskutera och besvara och därmed få deltagarnas ord med i utbildningen.

Mitt mål är att tidigt få deltagarnas frågor in i chatten. Jag försöker göra det genom att uppmana deltagarna att skriva sina frågor i chatten, högt och lågt. Redan under presentations-övningen brukar jag säga ”åh, kan du inte skriva det i chatten så att vi kommer ihåg att besvara det” – Även de små sakerna!

Chatten är även platsen jag delar extra-material. Medan deltagarna arbetar med sina uppgifterna delar jag länkar till artiklar, poddar, videor eller mallar jag nämnt eller lovat deltagarna under sessionerna där jag delat innehåll. Förhoppningsvis hjälper det deltagarna att också våga att dela innehåll!

7. Samarbete i gruppen

Att lämna deltagarna att arbeta utan din inverkan kan vara väldigt effektfullt för engagemanget i gruppen. Det kan göra att de känner ökande ägandeskap för kursen. Däremot

Blandade deltagare

1. Låt dem jobba på egen hand först! Ge dem frågor eller övningar att försöka lösa på egen hand i max 15 minuter först.
2. Presentera i helgrupp om de är under 7 personer, moderera diskussionen och visa hur man ger feedback (”detta gillar jag”, ”detta vill jag veta mer om”. Dela in dem i grupper om de är över 7 personer och låt dem dela i helgrupp dela deras tre främsta insikter från diskussionen.

Företagsspecifik utbildning

1. Dela upp grupperna på förhand – Prata med din beställare och blanda kompetenser/avdelningar. Många upplever en positiv effekt av att få interagera och lära sig arbete med personer utanför sitt team.
2. Med företagsspecifika grupper kan du förlänga gruppövningarna över 20 minuter. Detta eftersom de är vana att arbeta med varandra, har fler gemensamma referenspunkter och kan gå djupare. Det fungerar även om det är ned mot två deltagare i varje grupp.
3. Låt deltagarna presentera deras tre främsta insikter i helgrupp. Vid tidsbrist är det då ok att hoppa över att ge feedback på insikterna, och istället låta fler presentera insikter.

8. Arbeta med övningar

En fördel med onlineutbildningar är att det ger mer utrymme för deltagarna att arbeta med egna uppgifter under kursen. Detta eftersom de delvis har begränsad kapacitet att lyssna till dig som kursledare men även eftersom de redan sitter uppkopplade mot de verktyg de kan använda!

 

Detaljerade instruktioner – Avgränsande anvisningar!

När du har en on-site kurs kan det vara en fördel att vara mer sammanfattande i din beskrivning i uppgiften. Vid en onlinekurs är det viktigt att all information deltagaren behöver för att lösa uppgiften sammanfattat på en slide. Deltagaren ska kunna återvända till fönstret med utbildningsverktyget för att veta hur de ska lösa nästa steg av uppgiften.

Ska deltagaren använda andra verktyg för att lösa uppgiften är det en fördel om beskrivningen även finns i dem.

Ta hjälp av andra verktyg – Men förbered dem!

Det finns en mängd av digitala verktyg och onlineprodukter som hjälper dig öka interaktiviteten under onlineutbildningar. Detta kan förbättra upplevelsen för deltagarna, men det kan också göra uppgifterna krångligare. Personligen försöker jag använda mig av verktyg som deltagarna redan är bekväma med i hög grad (exempelvis Google-produkterna) alternativt sådana de lätt kan få tillgång till över webben (exempelvis Mentimeter).

Du vill inte slösa tid på onödiga saker. Teknik är ofta en faktor som slösar tid. Förbered därför i så hög grad som möjligt! Ska du exempelvis använda Google Slides. eller Google Spreadsheet förbered unika mallar för antalet grupper/deltagare att skicka länkar till när uppgiften ska lösas.

Break-out rooms <3

Har ni använt er av Zoom har ni förmodligen testat ”Break-out rooms”. Detta ger oss möjligheten att skicka grupper i egna diskussionsgrupper, samt återkalla dem till ”huvudrummet”. Det är riktigt effektfullt! Har du inte möjlighet till detta kan du förbereda länkar till exempelvis Google Hangout, som ett ”fattigmans Zoom”. Såklart medför detta ökad risk för tekniskt strul.

Tips! 

Medan deltagarna arbetar med övningar brukar jag stänga av min kamera men finnas på plats. Samma sak för dem. Har de frågor tillhörande uppgiften brukar jag be dem slå på sin kamera och mic och ställa frågan högt. Detta eftersom de andra deltagarna förmodligen sitter med samma typ av frågor och kan välja att lyssna in på informationen.

9. Viktigast – Kameror på!

Vid det här laget har vi vant oss vid våra grodperspektivs-jag och hemma-kontors backdrops. Kameror på är därför obligatoriskt under mina kurser. Deltagarnas engagemang och interaktivitet får en väldig ökning när de kan se varandra.  Det kan låta självklart, men är inte det för alla!

Effekten av att slå av och på kameran hjälper också till för att öka känslan av att vara närvarande. Därför säger jag även åt deltagarna att slå av kameran under övningar och raster, samt slå på dem när de återvänder. Då är det även lättare för alla att se vilka som är tillbaka!

Vad har du testat som varit effektfullt under onlineutbildningar?

Detta är mina insikter så långt, men jag tror vi har mycket utvecklingsarbete kvar när det kommer till att ta fram onlineutbildningar. Vad är dina tips? Dela gärna!

Gå någon av mina onlineutbildningar redan i höst!

Detta är de utbildningar med öppen antagning som jag håller i höst

6-8 veckors kurser

• 28/9 – 10/1 2021 – Digital Marketing Specialist –  Sälj och Marknadshögskolan (anmälan stängd)
• 30/9-18/11 – Djupgående sociala medier – Webbdagarna Academy, Distans
• 5/10-13/11 – Social media marketing – Hyper Island, Distans
• 15/10 – 10/12 –  Growth Marketing – Berghs, Distanskurs

Dagslånga utbildningar

•  13/10 – – Webbdagarna Academy,  Distans
• 10/11 – Sociala medier, grund – Webbdagarna Academy, en dag (Kombineras med ”fördjupning” för Certifiering)
• 18/11 – Sociala medier, fördjupning – Webbdagarna Academy, en dag (Kombineras med ”grund” för Certifiering)